© der-perfekte-weg.de 2010 Kommt es Ihnen auch häufig so vor, dass die Zeit immer schneller verstreicht? Alles muss rasch gehen und die immer größer werdenden Berge von Aufgaben, egal ob beruflich oder privat, müssen in immer kürzeren Zeitintervallen bewältigt werden. Stress und Frustration sind meist die Folge – eine clevere Antwort auf diese Anforderungen stellt das Zeitmanagement dar; hierfür brauchen Sie allerdings ein bisschen Disziplin und einen genauen Plan. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen „den Tag ein wenig zu verlängern“. Das Wesentlichste noch vorweg: Meiden Sie „Herkules-Vorhaben“. Selbst mit dem besten Zeitmanagementsystem gibt es immer noch Grenzen, sowohl zeitlich als auch körperlich. Übernehmen Sie nur so viele Aufgaben, das Ihr Wohlbefinden nicht beeinträchtigt wird – keinesfalls sollten Sie auf den Gedanken kommen am Schlaf zu sparen; dies wird langfristig Ihre Leistungsfähigkeit massiv einschränken und Ihnen keinesfalls dienlich sein. Tipp 1: Überblick verschaffen - Logbuch und Auswertung Sie haben zu wenig Zeit – die Frage ist allerdings warum? Der Tag hat nach wie vor 24 Stunden. Es gilt also zu allererst einmal herauszufinden wo Ihre Zeitfresser stecken. Sie sollten hierfür ein paar Tage eine Art Logbuch führen – schnell wird sich herauskristallisieren welche Ihrer täglichen Aufgaben Sie am meisten aufhalten. Betrachten Sie hierbei nicht nur den beruflichen Alltag, sondern auch Ihre privaten Aktivitäten; also wirklich den ganzen Tag. Wenn Sie Ihr Logbuch 5 bis 6 Tage lang diszipliniert führen werden Sie erstaunt über Ihre Ergebnisse sein – sehr häufig stecken die Zeitfresser nämlich dort wo wir sie überhaupt nicht vermuten. Jetzt gilt es die gesammelten Daten auszuwerten und den zukünftigen Ablauf zu optimieren. Sie können wahrscheinlich auf den ersten Blick viele „unwichtige“ Dinge identifizieren und entsprechend anpassen, z. B. werden häufig Telefonate in die Länge gezogen oder man trödelt bei Routinearbeiten. Denken Sie aber hierbei immer daran, dass die Analyse für Sie gedacht ist – wenn Sie sich gerne für gewisse Dinge mehr Zeit nehmen ist das also absolut in Ordnung – Trödeln muss nicht immer negativ sein. Machen Sie nun Ihre wichtigsten Ziele in der Liste ausfindig; also die Aktivitäten für die Sie gerne mehr Zeit hätten und setzen Sie hierbei eindeutige Prioritäten. Erstellen Sie hieraus eine neue Liste und ordnen Sie entsprechend nach Wichtigkeit – Anliegen mit hoher Priorität setzen Sie also nach oben und weniger Wichtiges weiter nach unten auf Ihrer Liste. Schauen Sie nun aus welchen unwichtigen  Aktivitäten Sie Zeit „abziehen“ können, welche Sie Ihren Zielen wieder gutschreiben können. Das Erstellen dieser Zielliste ist extrem wichtig – halten Sie sich diese stets vor Augen, ansonsten besteht sehr schnell die Gefahr, dass Sie in Ihre alten Gewohnheiten verfallen. Und bedenken Sie bitte, dass der Mensch 21 Tage benötigt um neue Gewohnheiten auszubilden – seien Sie in diesen ersten drei Wochen also ausdauernd – danach wird es um Einiges einfacher. Tipp 2: Gehen Sie strukturiert vor Erstellen Sie sich für Ihre wichtigen Aufgaben separate Zeiteinheiten und schirmen Sie diese ab. Sofern es nicht unbedingt notwendig ist nehmen Sie sich in dieser Einheit keine anderen Dinge vor. Gleiches sollte allerdings auch für Ihre Ruhephasen gelten. Durch Ihre in Step 1 erstellte Liste sollten Sie in jedem Fall ähnliche Aufgaben zusammenfassen und diese in einer Einheit zusammenfassen. Weiterhin ist es sinnvoll Ihre Aufgaben in Form von einer To-Do Liste zu visualisieren – Sie können hierfür ein PC- Programm, ein Smartphone oder auch die gute alte Kombination aus Papier und Stift nutzen. Tipp 3: Ordnung ist das halbe Leben Versuchen Sie auch Ihren Arbeitsbereich möglichst strukturiert aufzubauen. Das Genie beherrscht zwar das Chaos, hat dafür aber keine Zeit mehr sich um irgendwelche anderen Dinge zu kümmern. Ein gut aufgebauter Arbeitsplatz mit Ablagesystemen, Ordnern, etc. kann sehr viel Zeit sparen und schont Ihre Energiereserven. Tipp 4: Halten Sie die Dinge möglichst einfach und delegieren Sie So banal wie dieser Tipp klingen mag, hat er doch eine mächtige Auswirkung in puncto Zeitmanagement. Versuchen Sie nicht aus allen Aufgaben eine „große Show“ zu machen und sie so perfekt wie möglich zu erledigen – ein Hang zu übertriebenem Perfektionismus ist in den wenigsten Fällen lohnenswert. Sehr häufig können Sie viele Aufgaben problemlos delegieren – wer immer alles selbst machen will und  die Dinge kontrollieren möchte verliert auf Dauer die Kontrolle Tipp 5: Finden Sie Ihre individuelle Leistungskurve Entgegen der häufig verbreiteten Aussage das es am sinnvollsten sei früh morgens die wichtigen Dinge zu erledigen sollten Sie selbst versuchen herauszufinden wie Ihre innere Uhr tickt. Der Biorhythmus ist nicht bei allen Menschen identisch – es kann gut sein, dass Ihnen das Arbeiten in den Abendstunden leichter fällt. Tipp 6: Bekämpfen Sie jede Art von negativem Stress Lernen Sie sich richtig zu entspannen und vollkommen abzuschalten. Auch dies stellt einen eigenen Arbeitsbereich dar. Eine ausgezeichnete Methode hierfür ist das Mentaltraining, welches sehr gerne von Leistungssportlern genutzt wird. Die einfachste Art und Weise ein Mentaltraining durchzuführen bietet sich Ihnen in der Nutzung von entsprechenden CD-Hörprogrammen und einem qualitativ hochwertigen Kopfhörer, welcher störende Umweltgeräusche komplett ausblendet. Die Programme helfen die eigenen Akkus aufzuladen um anschließend mit neuer Energie, die an Sie gestellten Aufgaben in Beruf und Alltag schneller und effizienter zu lösen. Wichtig: Erholung und mentales Training, sondern wesentlicher Bestandteil jedes gelungenen Zeitmanagements. In Zeiten, in denen eine Vielzahl von Menschen ähnliche Qualifikationen und Kompetenzen aufweisen, wird Ihnen mentale Stärke einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen. Als sehr empfehlenswert haben sich die Programme von Dr. Arnd Stein erwiesen - diese können wir Ihnen ruhigen Gewissens empfehlen. Versuchen Sie diese Tipps zu beherzigen und Sie werden schnell einen positiven Effekt feststellen - sowohl für Ihren Beruf und Ihre Karriere, als auch für Ihr Privatleben.